Trouver des bénévoles pour la fête du club : 6 conseils

Nous sommes jeudi soir, deux jours avant la fête du club. Les bancs sont commandés, les boissons livrées, le gril est prêt. Seule la liste des bénévoles affichée au local ressemble à celle de chaque année : le montage est bien couvert, le bar du samedi soir à moitié vide, et pour le démontage du dimanche, presque personne. Alors vous prenez votre téléphone.

Cela vous dit quelque chose ? Vous n'êtes pas seul. Presque chaque club connaît ce scénario. La bonne nouvelle : la plupart du temps, ce n'est pas que personne ne veut aider. C'est la façon dont nous demandons.

En bref : Pour trouver assez de bénévoles pour la fête du club, misez sur des créneaux courts et clairement décrits, une liste lancée tôt que tout le monde peut consulter à tout moment et où chacun s'inscrit lui-même, des relances ciblées là où il reste des trous et un remerciement visible après la fête.

Pourquoi la liste des bénévoles a-t-elle des trous chaque année ?

En regardant de plus près la liste papier classique, on trouve vite les raisons :

• Elle est invisible. La liste est affichée au local ou se trouve dans un e-mail d'il y a trois semaines. Qui ne passe pas par là ne la voit jamais.
• Elle est vague. « On cherche des bénévoles pour la fête » sonne comme un week-end entier. Presque personne ne s'engage pour quelque chose dont il ne connaît pas l'ampleur.
• Elle ne montre aucun avancement. Personne ne sait où il manque du monde. Alors tout le monde s'inscrit pour le montage, très demandé, et le démontage reste vide.
• Les désistements se perdent. Quand quelqu'un se désiste au dernier moment, souvent seule la personne qui tient la liste est au courant.

Comment trouver assez de bénévoles ? 6 conseils

1. Des créneaux courts et clairs plutôt que « bénévoles recherchés »

Deux heures au bar le samedi, de 18 h à 20 h : voilà un engagement que l'on prend volontiers. Plus le créneau est concret, plus l'obstacle est faible. Indiquez l'heure et la tâche directement dans le nom du créneau.

2. Demander tôt, puis relancer de façon ciblée

Lancez la liste plusieurs semaines avant la fête. Les premières places se remplissent presque toutes seules. Ensuite, vous ne sollicitez plus tout le monde, mais relancez de façon ciblée là où il reste des trous.

3. Rendre l'avancement visible pour tous

Quand tout le monde voit que le démontage est encore vide, quelqu'un a plus de chances de s'y inscrire. Une liste que seule une personne connaît ne le permet pas.

4. Laisser chacun s'inscrire lui-même

Personne n'a envie d'écrire un message et d'attendre une réponse juste pour s'inscrire. Qui peut s'inscrire lui-même le fait le plus souvent tout de suite.

5. Confier des secteurs à des responsables

Le bar, la cuisine et le montage ont souvent leurs propres responsables. Laissez-les planifier eux-mêmes leurs créneaux. En tant que coordinateur général, vous gardez quand même la vue d'ensemble.

6. Dire merci, de façon visible et concrète

Qui se sent reconnu revient aider l'année suivante. Un remerciement en fin d'année a d'autant plus d'effet si vous savez qui a mis la main à la pâte, et combien de fois.

Comment mettre cela en place avec Gumb ?

Avec Gumb, vous appliquez directement ces conseils :

• La fête devient un événement dans le calendrier, et chaque créneau une tâche liée à l'événement, par exemple « Bar de 18 h à 20 h ».
• Les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes, dans l'app ou dans le navigateur. Les administrateurs peuvent aussi attribuer directement les créneaux.
• Dans le planning, vous voyez d'un coup d'œil quel créneau est encore libre.
• Gumb envoie jusqu'à deux rappels avant l'événement, par notification push et par e-mail. Vous joignez les personnes externes sans compte Gumb par e-mail depuis l'application web.
• Chaque secteur peut travailler dans son propre planning de groupe, et en tant qu'administrateur, vous voyez tout au même endroit.
• Après la fête, les statistiques en fichier Excel montrent qui était présent à quel événement. Parfait pour le remerciement.

Vous trouverez d'autres exemples de fêtes et d'engagements bénévoles sur notre page consacrée aux associations de bénévoles.

Conclusion : comment remplir la liste des bénévoles ?

Une liste de bénévoles bien remplie n'est pas une question de chance, mais d'organisation : des créneaux courts, un lancement précoce, un avancement visible et des remerciements. Et si la liste se trouve là où vos membres consultent déjà leurs événements, vous ne passerez plus, espérons-le, vos jeudis soir d'avant-fête au téléphone.

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