Encontrar voluntarios para la fiesta del club: 6 consejos para llenar la lista
Es jueves por la noche, faltan dos días para la fiesta del club. Los bancos están pedidos, las bebidas entregadas, la parrilla lista. Solo la lista de voluntarios en la sede del club se parece a la de todos los años: el montaje bien cubierto, la barra del sábado por la noche medio vacía, el desmontaje del domingo casi sin nadie. Así que coges el teléfono.
¿Te suena? Entonces no estás solo. Casi todos los clubes conocen este juego. La buena noticia: normalmente no es porque nadie quiera ayudar. Es por cómo pedimos la ayuda.
En resumen: Para encontrar suficientes voluntarios para la fiesta del club necesitas turnos pequeños y bien descritos, una lista abierta con tiempo que todos puedan ver en cualquier momento y en la que cada persona se apunte por sí misma, recordatorios dirigidos donde haya huecos y un agradecimiento visible después de la fiesta.
¿Por qué la lista de voluntarios tiene huecos cada año?
Si miras de cerca la clásica lista en papel, enseguida encuentras los motivos:
- Es invisible. La lista está colgada en la sede del club o enterrada en un correo de hace tres semanas. Quien no pasa por allí, nunca la ve.
- Es vaga. «Se buscan voluntarios para la fiesta» suena a un fin de semana entero. Casi nadie se apunta a algo cuyo alcance no conoce.
- No muestra el avance. Nadie sabe dónde hace falta más ayuda. Así que todos se apuntan al montaje, que es el favorito, y el desmontaje se queda vacío.
- Las cancelaciones se pierden. Si alguien falla a última hora, muchas veces solo lo sabe la persona que lleva la lista.
¿Cómo encontrar suficientes voluntarios? 6 consejos
1. Turnos pequeños y claros en lugar de «se buscan voluntarios»
Dos horas en la barra el sábado entre las 18:00 y las 20:00: es un sí que se da con gusto. Cuanto más concreto es el turno, más baja es la barrera. Escribe la hora y la tarea directamente en el nombre del turno.
2. Pedir pronto y luego insistir donde hace falta
Abre la lista varias semanas antes de la fiesta. Los primeros puestos se llenan casi solos. Después ya no preguntas a todos, sino solo donde aún hay huecos.
3. Hacer visible el estado para todos
Si todos ven que el desmontaje sigue vacío, es más probable que alguien se apunte. Una lista que solo conoce una persona no puede lograrlo.
4. Dejar que se apunten por sí mismos
Nadie quiere escribir un mensaje y esperar respuesta solo para apuntarse. Quien puede apuntarse por sí mismo, normalmente lo hace al momento.
5. Dejar que cada área se encargue de lo suyo
La barra, la cocina y el montaje suelen tener sus propios responsables. Deja que planifiquen ellos sus turnos. Como coordinación general, sigues teniendo la visión de conjunto.
6. Dar las gracias, de forma visible y concreta
Quien se siente visto, vuelve a ayudar el año siguiente. Un agradecimiento a final de año funciona especialmente bien si sabes quién ha echado una mano y cuántas veces.
¿Cómo lo haces con Gumb?
Con Gumb pones en práctica estos consejos directamente:
- La fiesta se convierte en un evento del calendario y cada turno en una tarea del evento, por ejemplo «Barra de 18:00 a 20:00».
- Los voluntarios se apuntan por sí mismos, en la app o en el navegador. Los administradores también pueden asignar turnos directamente.
- En el calendario de eventos ves de un vistazo qué turno sigue libre.
- Gumb envía hasta dos recordatorios antes del evento, por notificación push y por correo electrónico. A las personas externas sin cuenta de Gumb las alcanzas con el correo electrónico desde la app web.
- Cada área puede trabajar en su propio calendario de grupo, y como administrador lo ves todo en un solo lugar.
- Después de la fiesta, las estadísticas como archivo de Excel muestran quién participó en qué evento. Perfectas para el agradecimiento.
Encontrarás más ejemplos de fiestas y de trabajo de voluntarios en nuestra página para asociaciones de voluntarios.
Conclusión: ¿cómo se llena la lista de voluntarios?
Una lista de voluntarios llena no es cuestión de suerte, sino de organización: turnos pequeños, empezar pronto, hacer visible el estado y dar las gracias. Si además la lista está donde tus miembros ya ven sus eventos, esperemos que el jueves por la noche antes de la fiesta ya no tengas que llamar a todo el mundo.
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