Trovare volontari per la festa del club: 6 consigli per riempire la lista

È giovedì sera, due giorni prima della festa del club. Le panche sono ordinate, le bevande consegnate, la griglia è pronta. Solo la lista dei volontari nella sede del club sembra quella di ogni anno: allestimento ben coperto, bar del sabato sera mezzo vuoto, smontaggio della domenica quasi nessuno. Allora prendi il telefono.

Ti suona familiare? Allora non sei il solo. Quasi ogni club conosce questo gioco. La buona notizia: di solito non è perché nessuno vuole aiutare. Dipende da come chiediamo.

In breve: Per trovare abbastanza volontari per la festa del club servono turni piccoli e descritti con chiarezza, una lista aperta presto che tutti possono vedere in ogni momento e in cui ognuno si iscrive da solo, solleciti mirati dove ci sono buchi e un ringraziamento visibile dopo la festa.

Perché la lista dei volontari ha buchi ogni anno?

Se guardi da vicino la classica lista su foglio, trovi subito i motivi:

• È invisibile. La lista è appesa nella sede del club o sta in un'e-mail di tre settimane fa. Chi non passa di lì non la vede mai.
• È vaga. «Cercasi volontari per la festa» fa pensare a un intero weekend. Quasi nessuno si offre per qualcosa di cui non conosce l'impegno.
• Non mostra i progressi. Nessuno sa dove c'è più bisogno. Così tutti si iscrivono all'allestimento, che è il più gettonato, e lo smontaggio resta vuoto.
• Le disdette si perdono. Se qualcuno salta all'ultimo momento, spesso lo sa solo la persona che tiene la lista.

Come trovare abbastanza volontari? 6 consigli

1. Turni piccoli e chiari invece di «cercasi volontari»

Due ore al bar il sabato tra le 18 e le 20: è un sì che si dà volentieri. Più il turno è concreto, più la soglia si abbassa. Scrivi orario e compito direttamente nel nome del turno.

2. Chiedere presto, poi sollecitare in modo mirato

Apri la lista diverse settimane prima della festa. I primi posti si riempiono quasi da soli. Dopo non chiedi più a tutti, ma solo dove ci sono ancora buchi.

3. Rendere visibile lo stato a tutti

Se tutti vedono che lo smontaggio è ancora vuoto, è più probabile che qualcuno si faccia avanti. Una lista che conosce una sola persona non può farlo.

4. Lasciare che si iscrivano da soli

Nessuno vuole scrivere un messaggio e aspettare la risposta solo per iscriversi. Chi può iscriversi da solo, di solito lo fa subito.

5. Affidare i settori ai responsabili

Bar, cucina e allestimento hanno spesso i propri responsabili. Lascia che pianifichino loro i turni. Come coordinatore generale mantieni comunque la visione d'insieme.

6. Dire grazie, in modo visibile e concreto

Chi si sente visto, l'anno dopo aiuta di nuovo. Un ringraziamento a fine anno funziona soprattutto se sai chi ha dato una mano e quante volte.

Come si fa con Gumb?

Con Gumb metti in pratica questi consigli direttamente:

• La festa diventa un evento nel calendario, ogni turno un compito dell'evento, per esempio «Bar dalle 18 alle 20».
• I volontari si iscrivono da soli, nell'app o nel browser. Gli amministratori possono anche assegnare i turni direttamente.
• Nella pianificazione degli eventi vedi a colpo d'occhio quale turno è ancora libero.
• Gumb manda un promemoria fino a due volte prima dell'evento, con notifica push ed e-mail. Chi è esterno e non ha un account Gumb lo raggiungi con l'e-mail dalla web app.
• Ogni settore può lavorare nel proprio calendario di gruppo, e come amministratore vedi tutto in un unico posto.
• Dopo la festa la statistica come file Excel mostra chi ha partecipato a quale evento. Perfetta per il ringraziamento.

Trovi altri esempi per feste e interventi di volontari nella nostra pagina per associazioni di volontari.

In conclusione: come si riempie la lista dei volontari?

Una lista dei volontari piena non è fortuna, ma una questione di organizzazione: turni piccoli, partire presto, rendere visibile lo stato e dire grazie. Se poi la lista sta dove i tuoi soci vedono comunque i loro eventi, il giovedì sera prima della festa speriamo che tu non debba più telefonare a destra e a manca.

Vuoi provarlo per la vostra prossima festa? Prova Gumb gratis per 2 mesi, con tutte le funzionalità, senza carta di credito e senza rinnovo automatico. Inizia ora